La transition numérique des services administratifs et financiers

Elle est là, bien installée, cette fameuse transformation numérique que tous les économistes, médias, conseils, éditeurs de technologie et constructeurs annoncent depuis quelques années déjà…

Nous avons basculé très rapidement ces derniers temps du stade de l’évangélisation à la réalité quotidienne. Nous voilà plongés dans un environnement où le client est placé au centre de toutes les attentions, sortant de son comportement d’acheteur passif pour devenir acteur et ressource. Ainsi, chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité se voit dans l’obligation de repenser son modèle économique et son organisation pour rester compétitive sur son marché, axant sa transformation sur la performance de la « relation clients ». La priorité est souvent spontanément donnée aux services marketing et commercial, que l’on équipe de solutions digitales (comme le « CRM ») afin de mieux connaître sa cible, mieux communiquer avec elle, la servir efficacement et la fidéliser.

On oublie souvent que d’autres acteurs internes, comme les pôles administratifs et financiers, sont en interaction régulière avec les clients et autres partenaires. Il convient donc de veiller à ce qu’ils utilisent eux aussi des outils innovants leur permettant de prolonger cette performance jusqu’au bout de la chaîne de valeur, et de proposer une image moderne de leur entreprise.

La digitalisation des services financiers a débuté avec la numérisation des factures (fournisseurs dans un premier temps). Ce mode de traitement des documents et de stockage structuré a permis de réduire considérablement l’usage du papier, et de diminuer les coûts liés à la facturation. Mais il convenait de ne pas en rester là ! Grâce à l’évolution permanente des technologies, des solutions, des lois et des usages, les fonctions administratives et financières ont aujourd’hui à leur disposition bon nombre d’opportunités de devenir de véritables contributeurs de la transformation numérique et voient ainsi leur métier évoluer.

Les 4 principaux enjeux de cette transformation

• La dématérialisation des processus: Particulièrement attentives au respect des règles et procédures, les directions financières sont les mieux placées pour conduire ce type de projet. Sous l’impulsion du législateur, elles s’emploient à rendre opérationnelles l’ensemble de ses directives, et à simplifier et fiabiliser les échanges. La transmission électronique des informations, l’archivage des documents, la signature électronique, les processus de contrôle et de validation automatique (Workflow), sont autant d’outils qui permettent de tendre vers le zéro papier et de gagner en efficacité sur les domaines des achats, de la finance, des ressources humaines, de la fiscalité.
• La fiabilisation et la sécurisation de l’information: Outre le respect des nouvelles règles fiscales imposant la conservation des données et leur chemin de révision, les services financiers pourront trouver dans les nouveaux outils digitaux la possibilité de sécuriser la chaîne des paiements (banques, entreprises, services publics) d’identifier les intervenants d’un processus, d’authentifier les documents obligatoires (horodatage).
• La pertinence du Reporting: La collaboration, facilitée avec l’ensemble des acteurs de la chaîne de valeur, qu’ils soient internes ou externes, multiplie les accès aux informations de gestion et amplifie le besoin d’indicateurs clés et de statistiques. Les attentes deviennent plus exigeantes. Le reporting, de plus en plus complexe, doit être produit en temps réel et être accessible à tous les demandeurs, y compris lorsqu’ils sont en situation de mobilité !
• L’image de l’entreprise: La transformation des services administratifs et financiers constitue une véritable plus-value pour les directions. En effet,
  • En offrant aux collaborateurs l’opportunité de se recentrer sur d’autres tâches et en favorisant la collaboration entre les métiers, elle oriente la dynamique collective vers la création de valeur et l’innovation. Elle permet également de concilier mobilité et prise de décision, augmentant ainsi l’agilité et la réactivité.
  • En augmentant l’expérience et la satisfaction des clients dans la gestion du risque, de la facturation et du recouvrement, elle contribue à véhiculer à l’extérieur une image avant-gardiste et performante de l’entreprise !

Nous le voyons bien, la transformation numérique des services financiers, bien qu’étant avant tout un enjeu managérial, ne peut être mise en œuvre sans l’appui d’une technologie moderne et bon nombre d’entreprises sont amenées dans ce cadre à faire évoluer leur système d’information.

Les directions financières attendent beaucoup de support de la part des éditeurs, qui travaillent en permanence à l’actualisation de leurs offres. Comment ne pas se perdre dans le choix de son outil ? Quelles sont les solutions adaptées à mon entreprise ? Comment les mettre en œuvre, avec quelle méthodologie, quelles priorités ? Autant de questions auxquelles vous souhaitez sans doute trouver des réponses si vous n’avez pas encore initié votre transformation numérique.

En qualité d’architecte du système d’information, Groupe Diagonal’ accompagne les entreprises dans leurs réflexions et intègre les solutions de gestion de grands éditeurs du marché comme Microsoft et Sage.

Nous serons présents le 14 mai prochain à Go numérique et serons ravis de vous accueillir sur notre stand E9 pour un moment d’échange !