Une tâche complexe et chronophage
La gestion des notes de frais au sein d’une entreprise est bien souvent une tâche complexe et chronophage impliquant plusieurs services.
En effet, selon une étude réalisée par HRS et la fondation GBTA, entre la saisie des employés, la validation par le manager et le traitement par l’équipe financière, le coût moyen d’une note de frais est de 53 € pour l’entreprise.
Les dépenses les plus fréquentes sont liées à la restauration, aux frais de carburant et aux frais kilométriques, elles nécessitent bien souvent un traitement manuel fastidieux et laissent place aux erreurs : une note de frais sur cinq comporte des informations inexactes.
Afin d’optimiser le processus de traitement de ces données, un arrêté ministériel du 22 mars 2017, autorise et encourage les entreprises à dématérialiser la gestion et l’archivage de données initialement émises en version papier.
Ce décret autorise l’automatisation du traitement des données liées aux frais selon le respect de certaines règles comme la reproduction conforme du document, la présence d’une signature électronique ou encore le respect du format PDF pour la sauvegarde.
Des solutions innovantes existent
Cette démarche « zéro papier » a déjà conquis bon nombre d’entreprises françaises qui s’appuient sur des solutions innovantes permettant des économies significatives grâce à la digitalisation des notes de frais.
L’archivage à valeur probante, possible depuis mars 2017 permet la dématérialisation complète de tout le processus et donc de réaliser de très grosses économies de temps, gestion et stockage.
Une récente étude a d’ailleurs mise en évidence une réduction du temps de traitement des notes par quatre grâce à toutes ces innovations.
Le logiciel N2F, par exemple, est conçu pour gérer les dépenses du reçu jusqu’à la comptabilité grâce à ses nombreuses fonctionnalités adaptées à toutes les étapes du processus.
Le logiciel permet l’automatisation et la dématérialisation complète des notes de frais :
– Saisie sur mobile avec la technologie smartscan (à partir de la photo du justificatif, la dépense est automatiquement remplie grâce à l’OCR)
– Workflow d’approbation dématérialisé
– Injection en comptabilité automatique (évite la fastidieuse saisie de fin de mois !)
– Remboursement des collaborateurs (virement SEPA)
– Analyse des données
Bien entendu, N2F offre une personnalisation des plafonds et limites de remboursement afin de respecter la politique de frais en vigueur au sein de l’entreprise.
N2F est un produit du groupe OKTEO (société française depuis 1971, 100 collaborateurs, basée sur Lyon, Oyonnax, Bourg en bresse et Lons le saunier)
Pour toutes informations sur le produit : sales@n2f.com / 04 74 25 09 85 ou rendez-vous lundi 14 mai à Go numérique, sur le stand B7
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