La digitalisation de l’entreprise est en marche et vise comme objectif le développement des affaires, en se concentrant sur la relation client. De nombreux articles vous éclaireront sur cette première étape de votre transformation numérique, ici. Dans un second temps, il convient de moderniser les outils internes et plus spécifiquement les outils de gestion. C’est le moment de s’intéresser à votre « tableau de bord de gestion ».
Le tableau de bord – votre nouveau bras droit
Le tableau de bord est un outil qui s’apparente à un budget de votre entreprise grâce auquel vous pouvez suivre et analyser les résultats des actions de votre entreprise. Il vous aide ainsi dans vos décisions et vous permet d’optimiser le pilotage de votre entreprise, notamment en anticipant les éventuelles difficultés financières.
Cet outil s’appuie sur des indicateurs qui font apparaître des variables afin de se fixer des objectifs et d’observer et analyser leur variation dans le temps, sur un intervalle défini. Dès lors, tout écart devra être analysé pour en déterminer les raisons et ainsi mettre en place les actions nécessaires pour y remédier.
Concrètement, ces indicateurs servent à mesurer l’atteinte des objectifs que l’entreprise s’est fixé et pour lesquels elle a mis en place un plan d’actions. Ils font ressortir les écarts entre les prévisions et les réalisations, permettent d’identifier les causes et de définir les mesures correctives nécessaires. Ainsi ils donnent des indications claires pour évaluer l’efficacité des stratégies déployées par l’entreprise à moyen terme (le long terme est traité par le tableau de bord stratégique et le court terme par le tableau de bord opérationnel). Il est utilisé par toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
Attention ! Un tableau de bord véritablement performant nécessite la mise à jour régulière (quasiment en temps réel) des informations !
Performance et pilotage – le couple idéal
Pour avoir un tableau de bord complet et efficace, il convient de définir des indicateurs de performance et des indicateurs de pilotage.
Performance
Pour bien choisir les indicateurs de performance de son tableau de bord, il faut se demander :
- Quel plan d’action étudier ?
- Quels points sont sujets à performance ?
- Comment traduire cela sous forme de paramètres ?
- Comment distinguer l’efficacité de l’efficience ?
En effet, il est important au préalable de bien saisir la différence entre efficacité et efficience. L’efficacité s’intéresse à l’atteinte des objets. L’efficience, en revanche, désigne le rapport entre les résultats obtenus et les ressources utilisées pour atteindre ces résultats. Il est donc pertinent de définir des indicateurs d’efficacité ET des indicateurs d’efficience.
Prenons l’exemple d’une entreprise de e-commerce qui vise le « zéro défaut » avec ses produits et intensifie donc ses contrôles qualité. Elle peut retenir les indicateurs de performance suivants :
- indicateurs d’efficacité :
- Nombre de livraisons retournées pour cause de produit défectueux / Nombre de livraisons totales
- Nombre de livraisons conformes / Nombre de livraisons totales
- Nombre de retours SAV de produits sous garantie
- indicateurs d’efficience :
- Coût des contrôles qualité / Marge de production
- Salaires chargés du personnel de vérification / Chiffre d’affaires
Pilotage
Pour bien choisir les indicateurs de pilotage de son tableau de bord, il faut se demander :
- Quel plan d’actions mettre en œuvre pour atteindre les performances souhaitées ?
- Comment puis-je chiffrer et mesurer ces actions ?
- Qui est en charge de ces actions ?
Dans l’exemple ci-dessus, les indicateurs de pilotage adéquats seraient :
- Nombre de contrôles qualité réalisés / Nombre de contrôlés qualité programmés,
- Nombre d’heures dédiées aux contrôles qualités,
- Investissements réalisés pour effectuer les contrôles / Investissements prévus.
L’indicateur idéal – profil
Les indicateurs, qu’ils soient d’ordre financier, humain, technique, économique ou autre ne doivent pas être trop nombreux pour rester clairs. Ils doivent être en mesure de donner des prédictions et de suivre les évolutions. Enfin, ils doivent garantir une objectivité totale quant à leur lecture, c’est-à-dire que les résultats ne pourront pas être manipulés et tout le monde devra pouvoir les interpréter de la même façon.
Le tableau de bord – un édifice à construire solidement
Une fois les bons indicateurs de performance et de pilotage définis, il ne reste plus qu’à mettre le tout en musique.
Le tableau de bord type se présenter ainsi :
|
EXISTANT |
PREVISIONS |
REALISATIONS |
ECARTS |
EXPLICATIONS |
|
| Indicateur 1 | |||||
| Indicateur 2 | |||||
| Indicateur 3 |
Des solutions clé en main – le tableau de gestion à la portée de tous
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Les experts de Go numérique vous accompagnent également sur ce sujet à l’instar d’Inflexio, société de conseil en finance et contrôle de gestion.
Dans le cadre de ses missions d’accompagnement en pilotage financier des PME, Inflexio propose EMAsphere, l’outil de tableau de bord et de gestion des dirigeants de PME.
Cet outil, permet au dirigeant de disposer à tout moment, sur PC et tablette, d’indicateurs de gestion adaptés à ses besoins de pilotage. Il peut également obtenir des informations détaillées en toute autonomie et communiquer avec ses équipes sur des points spécifiques via la fonctionnalité collaborative attachée à l’outil.
Indicateurs de pilotage, reporting historique du compte de résultat, bilan, cash, BFR, outils de prévisionnels (Compte de résultat et trésorerie), interface avec des systèmes opérationnels (CRM, outil de production…), le dirigeant dispose d’un cockpit de pilotage fiable et digital.
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